デスク周辺の書類の整理アイディア、グッズで効率アップする方法

デスクワークがメインのため毎日パソコンのモニターに向かってキーボードを打っています。 パソコンが普及したら書類が無くなりオフィスはスッキリすると言われていましたが、実際には正反対の状況になってしまいました。

プリンターが低価格になり、1万円程度でカラー印刷ができるので配布される書類が多くなり残念な職場環境になっていたのです。外部からの業務評価では20年前の職場が今でも続いているとも言われました。

どのように書類をなくして効率アップに繋がったのか、経験をもとにアイディアやグッズをご紹介しています。

紙を吐き出す装置は全て捨てる!

抵抗勢力が出現しますが、今後のパートナーやお客様とのスマートな環境を構築を理解してもらい、プリンタとファックスをつかった資料作成と配布をやめましょう!

プリンタの排除は従業員が数百人いる場合、ルールを守らない部署も出てきますが年間のコピー用紙のコストが不要になります。資料は全てPDFで統一するなどの基準を作りましょう。

ファックスによる資料のやり取りもやめて、メールにファイルを添付または写真でもOKです。

いまだに書類が必要な部署のルールは?

紙が必要な部署は配送業務だけにして、直前まではタブレットによるデータ管理がおすすめです。

ココで問題が発生するはずです。タブレットとアプリの導入にイニシャルコストがかかり、経営者が短期目線で考えるとIT機器導入を嫌がるのです。全社を上げてデジタル化を進めたほうがやりやすいのですがこの辺りをわからないと現場は今のまま煩雑な処理に一日の殆どを費やし、疲弊していきます。

パソコンデスク周りの整理のアイディア

前述のような理想論はまだまだムリ、と言うのが正直なところです。一人でもデジタル化を進めていくと、周りの人が真似をして広がる例があります。

受け取った書類をスキャンしてその場でシュレッダーにかける!
業務資料やメモ、受け取った書類はドキュメントスキャナーでPDFファイルにして、引き出しには入れませんでした。みんなが使えるドキュメントスキャナーなので、使い出すと便利さが分かってきます。

提出する書類はパソコンで作っているで、PDF形式で提出すればシンプルに完了できる!

捨てられない書類の管理方法

どうしても捨てられない書類があれば、期間を決めて、いずれ捨てる書類と位置づけましょう。

一週間ごと、一ヶ月ごと、年単位、プロジェクトごと、、、期間をきめるとプロジェクトならプロジェクトが終わった時点で書類の要不要が判断出来るはずです。 捨てられないなら、デジタル化(PDFファイル)しておけば書類は捨てても問題ないはずです。

週単位、月単位はクリアファイルにタグを付けると管理がしやすいです。 すくなくとも一ヶ月後にはその書類はクリアファイルから消えるわけですから、処理がおわればそのままPDF化してシュレッダーでOKですね。

自宅のパソコンデスク周りもスッキリさせよう!

職場のデジタル化は思うように進まずストレスになるかもしれませんがその不満を解消スべく、自宅のパソコン周辺からデジタル化をすると職場の反動なのかサクサクとデジタル化ができますよ!

書類の多さは自宅も同じです。二度と見ない雑誌、ちょっとした書類の束、年賀状やお知らせハガキなどなど。これらはスキャンして共有できるフォルダに放り込めばOKです。

さいごに

自宅でもデジタル化ができると、紙を持ち込みたくない!という気持ちが出てきて、雑誌を買うなら読み放題のデジタル雑誌が断然お得に思うはずです。

音楽もCDよりダウンロードが手軽に楽しめるのと同じように、かなり便利です。 小説や新書、ハードカバーの書籍などは好みよって電子書籍にするかどうかは違ってkますね。

書籍は自炊でデジタル化!

紙の本は今でも購入しています。電子書籍化していない本が多いで、読み終わったら保存するためにPDF化(自炊という)をしています。 背表紙をバラして1ページずつドキュメントスキャナーでPDFファイルにしていきます。

あとは、パソコンに保存して、必要な時にタブレット(10インチと8インチ、スマホ)で使い分けて読んでいます。最近では購入した当日に自宅でPDFファイルにして読むことが多くなっています。

さいごに

形のある思い出の大切さは感じますが、長寿100歳まで生きる時代に、日用品は100年間使い続けられるアイテムはないはずです。だったらデジタル化してデータが消失しないように、30年後、50年後に気が向いたら読んだり、聞いたり、見たり出来るようなデータが手元にあったら嬉しいなぁと思います。

スマホで気軽に写真が撮れて、公開できるのですが、サービスが終了したらインスタやツイッター、フェイスブックのデータはサーバーから消えてしまうわけで、自分なりの保存方法を考えておくことも必要かな、とも思っています。

自分だけのデータ保存方法も考えるのも楽しいですよ。参考になればうれしいです。

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